NGGAK CUMA PEMPROV DKI YANG BISA BIKIN ANGGARAN LEM AICA AIBON 82 M, KAMU JUGA BISA!
- adhimurtic
- Jan 3, 2020
- 7 min read
Hello everyone.
Setelah sekian purnama akhirnya saya kembali menulis, pardon me for the long break. :)
Sebetulnya sudah lama sekali saya ingin membahas sesuatu berkaitan dengan kasus lem Aica Aibon 82 milyar yang mengguncangkan jagad raya beberapa bulan yang lalu itu. Tetapi saya tidak akan membahas aspek politiknya atau menebarkan hujatan pada Bapak Anies Baswedan (meskipun saya memiliki perspektif sendiri tentang itu, hehe). Melainkan saya ingin menyinggung masalah penganggaran yang sebetulnya siapa saja bisa membuatnya, apabila sudah mengerti tentang dasar ilmunya. Saya sendiri ketika pertama kali bekerja dan dituntut untuk membuat anggaran jutaan bahkan sampai milyaran saja masih suka merasa bingung kenapa saya bisa, padahal memegang wujud uangnya saja tidak pernah. Ternyata, semua itu hanya perlu dipelajari dan dipraktekkan saja.
Kembali ke masalah anggaran di Pemprov DKI, kita mungkin bertanya-tanya kenapa ada anggaran-anggaran tidak masuk akal seperti lem Aica Aibon 82 milyar, bolpoin 124 milyar, atau komputer sebesar 121 milyar. Anggaran apa pun jika kuantitinya besar jelas totalnya akan menjadi besar, meskipun harga satuannya sebetulnya tidak begitu mahal. Namun dalam kasus anggaran Pemprov DKI ini terdapat temuan bahwa harga satuannya jelas jauh berada di atas harga aslinya. Seperti harga lem Aica Aibon yang seharusnya 60-80 ribu menjadi 184 ribu per kg, atau bolpoin yang biasanya seharga 20-40 ribu menjadi 105 ribu per bungkus.
Sebetulnya, dalam praktik penganggaran melakukan mark up ini merupakan sesuatu yang wajar. Kenapa terbilang wajar? Anggap saja harga lem Aica Aibon memang aslinya hanya 60 ribu saja. Tetapi bagaimana dengan ongkos kirimnya? Atau bagaimana jika sewaktu-waktu stock-nya habis sehingga terpaksa membeli di toko lainnya yang harganya lebih mahal? Itulah mengapa perlu untuk dilakukan mark up supaya masalah-masalah semacam itu bisa diatasi dan tidak menyulitkan si pembuat anggaran. Tetapi mark up yang dilakukan oleh sebut saja ‘oknum’ di Pemprov DKI ini memang sudah diluar batas kewajaran, bahkan sampai melebihi 100% sehingga membuat kita geleng-geleng kepala dan mengelus dada.
Tapi di sini sekali lagi kita tidak akan membahas lebih jauh tentang dinamika politik yang terjadi karena kasus tersebut. Melainkan saya hanya ingin berbagi tentang apa yang saya ketahui seputar penganggaran atau yang sering kita kenal dengan budgeting. Tentunya setiap penganggaran tidak akan pernah sama. Penganggaran di kantor pemerintahan seperti Pemprov DKI mungkin tidak sama dengan penganggaran yang dibuat untuk proses syuting sebuah film. Kepentingannya berbeda, dan komponen yang menyusunnya juga pasti berbeda pula. Saya hanya akan menyoroti tentang pembuatan anggaran seputar dunia event organizer, yang biasanya kita berikan kepada client atau pelanggan yang mungkin akan berguna bagi Anda.
Biasanya, ketika client request untuk dibuatkan sebuah event entah itu untuk wedding, corporate gathering, atau exhibition, ada dua hal penting yang selalu diminta oleh client. Yang pertama adalah proposal yang memuat seluruh keterangan tentang perencanaan event, dan yang kedua adalah budgeting atau RAB (Rencana Anggaran Biaya) yang memuat tentang seluruh biaya yang kita perlukan untuk merealisasikan event tersebut.
Kita akan skip tentang pembuatan proposal dan kita akan langsung ke pembahasan budgeting saja. Bagaimana caranya membuat budgeting untuk sebuah event? Pertama-pertama, kita perlu pahami bahwa ada tiga tahapan yang harus kita lalui. Yaitu pembuatan budget jual, budget produksi, dan budget realisasi. Apa bedanya antara ketiga macam budgeting tersebut?
Pertama, budget jual adalah anggaran yang Anda buat untuk dikirimkan dan dijual ke client. Apabila client setuju, maka budget ini akan di-acc dan client akan memberikan sejumlah uang untuk kita habiskan demi terealisasinya event tersebut. Namun apabila client tidak setuju, biasanya akan terjadi proses negosiasi dan revisi berkali-kali sampai akhirnya budget ini disetujui.
Sangat jarang terjadi budget jual yang kita kirim akan sekali jadi atau langsung disetujui saat itu juga. Yang lebih sering terjadi adalah budget kita akan ditawar semurah mungkin oleh client sehingga kita harus pintar-pintar bernegosiasi supaya tidak rugi. Jangan sampai budget yang ditawar dan disetujui ini berada di luar kemampuan kita, karena kita tentu tidak sedang kerja bakti atau kerja sosial bukan? Karena kita tahu bahwa budget jual ini akan ditawar oleh client, maka saran yang saya berikan adalah jangan terlalu murah ketika membuat budget jual.
Di sini lah kemudian proses mark up atau menaikkan anggaran ini diperlukan. Anda perlu melakukan mark up selain untuk menyiasati penawaran dari client, juga untuk berjaga-jaga apabila muncul anggaran yang tidak terduga dalam proses produksi event Anda nantinya. Anggaran tidak terduga ini contohnya seperti yang sudah saya sampaikan di awal tadi. Seperti terjadi masalah dalam pengiriman, stock habis, atau sesederhana baterai mic habis sehingga harus dibelikan gantinya padahal itu tidak ada di dalam budget jual.
Tidak ada patokan yang pasti berapa persen mark up yang harus kita berlakukan. Setiap client memiliki karakter yang berbeda, begitu pula dengan komponen penyusun event Anda. Anda sendiri lah yang bisa mengira-ngira berapa angka mark up yang bisa Anda terapkan. Namun jika harus memilih, perkiraan mark up antara 10-30% bisa Anda pakai karena masih berada dalam batas kewajaran. Kenapa 10-30%? Katakanlah budget jual Anda ditawar tidak hanya sekali, tapi bisa tiga kali. Pada penawaran pertama, Anda bisa menurunkan angka dari 30% ke 25%. Penawaran kedua, turun lagi dari 25% ke 20%. Penawaran ketiga, dari 20% bisa turun hanya menjadi 15% saja. Masih ada angka 15% yang bisa menjadi keuntungan bagi Anda. Coba bayangkan jika mark up Anda hanya 5% saja di awal, maka di penawaran pertama saja Anda sudah habis. Tidak ada keuntungan atau tidak ada lagi yang bisa diandalkan jika terdapat biaya tidak terduga dalam anggaran Anda.
Namun sebaliknya jika Anda me-mark up anggaran terlalu mahal, misalnya melebihi 50% atau 100% seperti yang dilakukan oleh ‘oknum’ Pemprov DKI tadi. Sudah pasti akan menimbulkan kecurigaan yang bisa berakibat fatal seperti batalnya kerja sama atau hilangnya rasa kepercayaan oleh client Anda. Oleh karena itu dari sini kita bisa mengambil kesimpulan bahwa dalam membuat budget jual kita tidak boleh terlalu mahal tapi juga jangan terlalu murah. Melainkan ambil nilai tengahnya saja yang kira-kira masih masuk akal untuk diterima oleh kedua belah pihak.
Kemudian bagaimana teknis dalam membuat budget jual? Saya menyarankan Anda untuk membuat pos-pos anggaran yang berbeda yang sesuai dengan kebutuhan event Anda. Contoh misalnya seperti ada pos untuk permit (perijinan) sendiri, event equipment (peralatan event) sendiri, material promo (bahan materi promo) sendiri, talent (SDM) sendiri, konsumsi sendiri, transportasi sendiri, dan lain sebagainya. Selanjutnya tulis daftar komponen apa saja yang Anda perlukan lantas masukkan ke dalam pos-pos itu tadi. Contoh, misalnya pos event equipment berisi tentang biaya pembuatan panggung, sewa tenda, sound system, cetak roll banner, flyer, dan lain lain. Sedangkan pos talent berisi fee MC, band pengisi acara, Crew, SPG dan lain sebagainya. Total keseluruhan angka dari komponen-komponen itu tadi, tambahkan dengan fee organizer atau biaya jasa event organizer yang telah disepakati dengan client, dan tambahkan pajak jika memang harus ada pajak yang kita bayarkan ke pemerintah.
Lalu bagaimana saya bisa tahu berapa harga dari masing-masing komponen itu tadi? Inilah pentingnya bagi Anda untuk mengenal para vendor atau supplier yang bisa membantu Anda untuk menyediakan komponen-komponen tersebut. Cara termudah tentu saja Anda bisa mencari informasi tentang vendor misalnya dari internet atau teman. Selanjutnya Anda bisa menghubungi dan meminta penawaran harga kepada vendor yang bersangkutan. Saran saya jika Anda sudah menemukan vendor yang cocok, jaga hubungan baik dengan vendor tersebut karena Anda mungkin akan memakai jasa mereka lagi. Anda mungkin bisa mendapatkan diskon harga atau fasilitas lebih karena Anda merupakan pelanggan yang dihormati oleh vendor yang pernah bekerjasama dengan Anda sebelumnya.
Atau apabila komponen yang Anda perlukan tidak membutuhkan peran vendor, Anda bisa saja langsung mendatangi toko atau mengeceknya di internet terlebih dahulu. Sebagai contoh misalnya lem Aica Aibon yang dianggarkan oleh Pemprov DKI. Kenapa harus ditulis 184 ribu kalau di Shopee atau Tokopedia harganya cuma 60-80 ribu saja? Kalaupun ingin mark up, mengingat akan adanya biaya ongkir atau biaya lainnya, setidaknya kalau Anda menambahkannya antara 80-100 ribu itu masih terbilang normal. Ingat kalau tidak hanya Anda saja yang bisa mengecek harga komponen, client pun bisa mengecek harga yang Anda tulis di RAB dengan berbagai cara.
Kedua, setelah budget jual kita kirimkan ke client disetujui, langkah selanjutnya kita harus membuat budget produksi. Pada dasarnya cara membuat budget produksi sama saja dengan budget jual, hanya saja harganya kita turunkan menjadi harga yang menjadi acuan kita dalam memproduksi sebuah event. Sebagai contoh misalnya harga sewa sound system 5000 watt di budget jual kita tulis 4 juta, padahal harga asli yang kita dapatkan dari vendor hanya 3 juta. Maka, di budget produksi bisa kita tulis 3,5 juta. Kenapa tidak 3 juta? Jangan terlalu mepet ketika membuat budget produksi karena apabila terjadi masalah, kita tidak memiliki spare dana atau tidak bisa melakukan subsidi silang untuk menutupi masalah tersebut. Meskipun di dalam budget jual kita sudah me-mark up harga untuk mengantisipasi biaya tak terduga, tetap saja terkadang situasi di lapangan bisa berubah sewaktu-waktu dan mungkin membutuhkan biaya lebih. Oleh karena itu penting halnya supaya budget produksi yang kita jadikan acuan untuk memproduksi event ini tidak terlalu mepet atau murah dan masih berada di angka yang aman.
Terakhir, budget realisasi. Budget realisasi ini adalah budget yang kita buat setelah event selesai diproduksi dan dijalankan. Kenapa budget realisasi ini penting? Karena untuk mengetahui berapa biaya yang benar-benar kita keluarkan dan menjadi acuan dalam perhitungan keuntungan event. Bagaimana caranya membuat budget realisasi? Misalnya masih memakai contoh harga sewa sound system tadi. Harga di budget jual adalah 4 juta, sedangkan harga asli yang kita dapatkan dari vendor adalah 3 juta. Karena kita tidak ingin mepet-mepet dalam memasukkan anggaran, maka di budget produksi kita tulis 3,5 juta. Ternyata, ketika event berjalan terjadi kesalahan teknis dalam sound system yang membuat kita harus merogoh kocek lagi sekitar 200 ribu rupiah. Maka, di budget realisasi angka yang kita tulis bukan lagi 3,5 juta atau 3 juta, melainkan 3,2 juta.
Sekali lagi, budget realisasi adalah biaya dari keseluruhan komponen yang benar-benar kita keluarkan setelah event telah selesai dan berjalan dengan baik. Biaya-biaya ini bisa saja ada di budget jual dan budget produksi, tapi bisa juga tidak. Misalnya, tadinya tidak ada anggaran untuk sewa mobil. Tapi karena ternyata barang-barang event tidak muat untuk dibawa melalui pick up, maka terpaksa kita menyewa kendaraan lagi untuk mengangkut barang-barang tersebut.
Dari budget realisasi inilah kita dapat mengukur event yang kita jalankan termasuk dalam kategori untung atau rugi. Kita juga tahu bahwa ternyata keuntungan event tidak hanya berasal dari fee organizer, tetapi juga bisa dari keuntungan budget realisasi. Misalnya, fee organizer kita adalah 25 juta tapi ternyata dari budget realisasi kita masih mendapat keuntungan lagi sebesar 5 juta, maka total keuntungan kita akan menjadi 30 juta. Terlihat seperti bisnis yang sangat menjanjikan bukan?
Namun kita perlu menyadari bahwa tidak semua event itu menyenangkan, mungkin akan ada event yang akan membuat kita merugi entah apapun penyebabnya. Tentu saja kita tidak ingin kerja keras kita berakhir dengan merugi, tetapi apabila kerugian itu terjadi tidak ada lagi yang bisa kita lakukan selain menjadikannya sebagai pelajaran berharga supaya tidak terjadi kembali di kemudian hari.
Semoga sekilas penjelasan dari saya tentang bagaimana caranya membuat budget atau anggaran bisa bermanfaat. Selamat mencoba! Tapi jangan kayak 'oknum' Pemprov DKI juga ya. ;) Thank you for reading!
Penulis:
Adhimurti Citra Amalia
Sumber:
Comments