top of page
Search

EVENT, IT'S ALL ABOUT TIMING

Updated: Aug 29, 2019


Ketika kita berbicara tentang bagaimana caranya membuat sebuah event, saya rasa tidak ada satu formula pun yang tepat untuk menjelaskannya. Seorang mentor saya di dunia event organizer bahkan pernah berkata secara ekstrim bahwa event itu tidak ada pakemnya. Kenapa? Karena setiap event itu tidak ada yang sama.


Baik event selling, gathering, wedding, bahkan ulang tahun anak-anak sekalipun, semua tidak ada yang sama dan memiliki tantangan yang berbeda-beda. Cara membuatnya pun sudah pasti berbeda. Tapi benarkah sama sekali tidak ada pola dasarnya? Tentu saja tidak. Pola dasar itu masih tetap ada.


Mengutip pendapat Charles (2002: 58, dalam Kartanata, 2018), 90% pekerjaan pembuatan event dihabiskan pada periode pra event. Sedangkan sisanya dihabiskan pada periode pelaksanaan event dan post event. Saya sangat setuju dengan pendapat ini. Sekarang, mari kita fokus dengan periode pra event dulu. Atau apa saja yang harus disiapkan dalam membuat event. Secara sederhana, kita mungkin tahu kalau perancangan sebuah event itu berawal dari ide atau konsep yang dituangkan ke dalam sebuah proposal.


Nah, proposal itu berisi apa saja? Biasanya berisi latar belakang atau deskripsi singkat tentang event yang Anda buat, objective atau tujuan kenapa event itu dibuat, keterangan mengenai waktu, tempat, dan kegiatan apa saja yang ada dalam event Anda. Tidak lupa juga target audience, layout atau denah lokasi, jadwal atau rundown acara, sampai ke budgeting atau Rencana Anggaran Biaya yang biasa disebut dengan RAB.


Sampai sini saja sudah pusing ya, kelihatannya? Padahal ini baru permulaannya saja. Kita masih sedikit membahas tentang pra event, belum pada pelaksanaan event apalagi post event. Sesungguhnya akan sangat menarik jika kita membicarakan tentang cara membuat event ini sampai tuntas, tapi fokus kita hari ini bukan ke sana. Saya lebih ingin membahas tentang satu hal yang sering kita lupakan, padahal ini merupakan hal yang sangat penting dan perlu Anda perhatikan dalam membuat sebuah event.


Ya. Sesuai dengan judul artikel saya, timing. Menurut saya, event adalah semuanya tentang timing. Setiap event membutuhkan timing yang tepat, tapi sayangnya tidak semua event beruntung untuk mendapatkannya.


Apabila kita kembali ke pengertian dasarnya, event diambil dari kata bahasa Inggris yang berarti peristiwa atau kejadian. Cambrige Dictionary menyebutkan bahwa event adalah apa saja yang terjadi, atau sesuatu yang penting atau tidak biasa. Sedangkan bussinessdictionary.com menuliskan bahwa event adalah peristiwa yang terjadi pada waktu dan tempat yang ditentukan, dengan atau tanpa partisipasi agen manusia. Lebih lengkap lagi, Kusuma (2019) mengartikan event sebagai suatu kurun waktu kegiatan yang dilakukan oleh sebuah organisasi, dengan mendatangkan orang-orang ke suatu tempat agar mereka memperoleh informasi atau pengalaman penting serta tujuan lain yang diharapkan oleh penyelenggara.


Tentunya akan ada banyak sekali pengertian tentang event, tapi saya hanya mengambil beberapa saja yang saya rasa cocok dengan pembahasan kita kali ini. Dari pengertian-pengertian yang sudah saya sampaikan sebelumnya, kita bisa mengambil benang merahnya bahwa event adalah sesuatu yang sedang ‘happening’. Atau terjadi saat itu juga, dan tidak bisa terulang kembali.


Sebuah event bisa bubar begitu saja gara-gara hujan, diberhentikan karena didemo oleh warga, atau berantakan gara-gara kabel audio mati tersenggol oleh tukang cendol dawet yang tidak sengaja lewat. Anda mungkin masih mengingat tentang aksi Sheila On 7 yang tiba-tiba diberhentikan oleh polisi yang naik ke atas panggung karena jam ijin keramaian yang sudah melewati batas. Atau bagaimana marahnya Bu Risma saat event bagi-bagi es krim sebuah brand nasional, yang ternyata malah membludak sampai merusak Taman Bungkul yang menjadi kebanggaan warga kota Surabaya.


Saya sendiri juga pernah mengalami hal-hal semacam ini. Pernah suatu ketika pernikahan client saya terpaksa tertunda nyaris satu jam, karena saksi nikah dari keluarga tiba-tiba menghilang. Usut punya usut ternyata saksi nikah sedang sholat Ashar, di masjid yang lokasinya cukup jauh sebab venue tidak menyediakan tempat untuk sholat. Padahal kedua calon mempelai, keluarga, dan penghulu, sudah siap di meja untuk mengucapkan ijab qobul. Para tamu undangan mulai gelisah menunggu dan bertanya-tanya mengapa acara tidak kunjung dimulai. Tak hanya itu, kami juga berkejaran dengan jadwal penghulu yang harus menikahkan pasangan lainnya di lokasi yang berbeda dalam waktu yang berdekatan. Tapi bagaimana bisa kami memarahi seseorang yang tengah beribadah?


Dari sini kita bisa menarik kesimpulan bahwa akan selalu ada hal absurd yang tidak terduga yang bisa terjadi dalam event Anda, tidak peduli seberapa perfect-nya Anda ketika mempersiapkannya. Itulah sebabnya saya sangat concern terhadap timing, karena saya betul-betul menyadari bahwa event adalah sesuatu yang terjadi detik itu juga dan tidak bisa diulangi lagi.


Kesalahan terbesar yang sering dilakukan oleh rekan-rekan saya, terutama yang sudah merupakan pemain lama di bidang event organizer adalah meremehkan sebuah event. Hanya karena kita sudah seringkali menjalankan event dengan jam terbang tinggi, bukan berarti event yang kita kerjakan akan selalu sukses. Mengapa demikian? Jawabannya kembali pada timing. Sama seperti jodoh, timing itu sulit dicari dan bisa terlewat begitu saja tanpa kita sadari.


Kasus tentang Sheila On 7, Bu Risma, juga hilangnya saksi nikah yang saya alami sendiri ini hanyalah sedikit contoh dari sekian banyak contoh lainnya bagaimana event bisa menghadapi timing yang tidak tepat. Terkadang mungkin itu disebabkan oleh kesalahan Anda, tetapi bisa juga Anda memang hanya sedang tidak beruntung saja.


Saya bukannya ingin menakut-nakuti, tapi memang itulah realita yang kerap kali terjadi. Anda mungkin tidak tahu kalau di balik event konser yang memukau, ada petugas jaga yang rela dipukuli karena massa merangsek masuk atau diputuskan kekasihnya dengan alasan kamu nggak pernah ada waktu buat aku. Pengorbanan-pengorbanan semacam itu bisa saja dilakukan, hanya supaya timing berjalan dengan ‘pas’ dan event pun menjadi benar-benar ‘hidup’.


Meskipun kedengarannya membuat event ini jadi sangat sulit karena adanya timing, tapi bukan berarti tidak ada solusi. Tenang saja. Selalu ada solusi untuk setiap masalah meski mungkin tidak bisa menyenangkan semua pihak. Saya memiliki beberapa saran, yang mungkin akan berguna ketika Anda menghadapi hal-hal yang kurang menyenangkan karena timing yang tidak pas dalam event Anda.


Pertama-tama, lakukanlah segalanya dengan hati. Maksudnya bagaimana? Ini ada hubungannya dengan kebiasaan meremehkan event yang sempat saya singgung tadi. Sehebat apapun pengalaman Anda dalam bidang ini, tetaplah membumi karena sekali lagi event itu tidak ada yang sama dan tidak bisa diulang kembali. Lakukanlah setiap pekerjaan dalam event Anda dengan sepenuh hati, dengan demikian Anda dapat meminimalisir kesalahan-kesalahan yang mungkin bisa terjadi.


Kedua, ketika masalah itu sudah terjadi, tetaplah tenang. Jangan panik, marah, atau bersedih hati. Percuma saja karena semua itu tidak ada gunanya dan tidak akan menyelesaikan masalah Anda. Fokuslah pada hal-hal yang masih bisa diperbaiki, bukan pada apa yang tidak bisa Anda ubah lagi. Kerjasama team akan sangat berguna untuk menghadapi masalah-masalah semacam ini. Ingatlah bahwa event itu bukan kerja individu, melainkan kerjasama team. Anda tidak bisa mengerjakan event sendirian karena Anda selalu membutuhkan orang lain. Tidak ada salahnya untuk bekerja bersama-sama dengan team Anda untuk mencari solusi. Kita tidak pernah tahu kalau solusi itu mungkin tidak datang dari Anda, tapi bisa berasal dari orang lain.


Ketiga, bersikaplah lapang dada jika Anda sudah melakukan hal yang terbaik. Kenapa? Manusia itu tidak ada yang sempurna, begitu juga dengan event yang Anda kerjakan. Pasti ada sesuatu hal yang tidak memuaskan bagi Anda, namun tidak ada lagi yang bisa Anda lakukan selain mengikhlaskannya. Tetapi jangan lupa untuk selalu mencatatnya dalam diri Anda, sebab Anda bisa belajar dari kesalahan-kesalahan Anda sekaligus menjadikannya sebagai bahan masukan untuk menjadi lebih baik ke depannya.


Demikian sedikit saran dari saya, semoga bisa bermanfaat bagi siapa saja yang membutuhkannya. Saya sadar kalau tulisan ini jauh dari sempurna, karena pengalaman saya terbatas dan saya juga masih terus belajar. Satu pesan saya untuk Anda dari tulisan ini, jangan pernah takut untuk menghadapi timing. Bersahabatlah dengannya. Karena timing tidak selalu dipenuhi dengan hal-hal yang mengerikan, tetapi bisa juga menyimpan hal-hal menakjubkan yang mungkin akan mengejutkan Anda nantinya.


Penulis:

Adhimurti Citra Amalia


Sumber:

 
 
 

Comments

bottom of page